Nie masz jeszcze produktu na magazynie? Żaden problem! Możesz wystawić dokument sprzedaży, a gdy towar pojawi się w magazynie, łatwo go do niego przypiszesz. Aktualizacja może nastąpić od razu podczas przyjmowania dokumentem zakupu produktu lub później, bezpośrednio na dokumencie sprzedaży. Ta sama zasada dotyczy zamówień i ofert. Jeśli wystawisz do nich fakturę lub paragon, a produkt będzie już w magazynie, system automatycznie zaktualizuje stan magazynowy.
Mechanizm jest prosty w użyciu i nie wymaga dodatkowych działań. W Systemie Bizin klasyczna sprzedaż polega na zdjęciu towaru z magazynu bezpośrednio podczas wystawiania faktury. Niestety nie zawsze jest to możliwe i dla takich przypadków zbudowany został opisywany mechanizm.
Gdy chcemy wystawić w systemie Bizin dowolny dokument (zamówienie, oferta, faktura itd.) z pozycjami, których jeszcze nie kupiliśmy lub nie chcemy żeby schodziły z magazynu, możemy dodać pozycję powiązaną z towarem. Taki wpis zostanie oznaczony na widoku dokumentu pomarańczową żarówką przed nazwą towaru. Poniżej przykład takiego wpisu.
Na tak oznaczonej pozycji jest zapisany wskaźnik do towaru z jego numerami: PN/SKU, EAN, CN. Taki wpis może zostać w przyszłości zastąpiony towarem - jeśli będzie takowy dostępny na magazynie. Oznaczanie odbywa się na słowniku sprzedanych produktów lub towaru z magazynu. Oznacza to, że przed zadziałaniem tego mechanizmu musisz co najmniej raz sprzedaż dany produkt lub mieć go już wpisanego na magazyn.
Dzięki temu mamy szybką możliwość poprawnej rejestracji sprzedaży a w późniejszym czasie zastąpienie jej towarem i w konsekwencji uzyskiwanie prawidłowego stanu magazynu oraz remanentu.
W celu uzyskania opisanego powyżej efektu postępujemy identycznie jak przy wystawianiu standardowych dokumentów z tą różnicą, że w widoku edycji, towar nie dodajemy przyciskiem: "+magazyn" tylko poprzez dodanie nowej pozycji typu: "dowolny wpis". Po rozpoczęciu wpisywania nazwy w polu: "nazwa pozycji" powinna wyświetlić się lista znalezionych wpisów. Poniżej przykładowy widok:
Widzimy tu listę, w której każda pozycja poprzedzona jest ikonką. Jeśli jest to niebieski symbol magazynu, wybranie takiej pozycji spowoduje możliwość skopiowania danych i późniejsze przypisanie. Po wybraniu takiego wpisu system zapyta:
Kliknięcie "TAK" spowoduje aktywację mechanizmu. W analogiczny sposób postępujemy we wszystkich typach dokumentów w Bizin.
Wystawiony dokument powinien mieć przy pozycji pomarańczową żarówkę. W takim stanie można już go wydrukować klientowi. Gdy dostaniemy fakturę zakupu towaru, w widoku edycji wystarczy kliknąć w pomarańczowy symbol żarówki co powinno spowodować wyświetlenie przedstawionego poniżej komunikatu.
Odpowiedzenie na ten komunikat: "TAK" spowoduje próbę dopasowania towaru. Jeśli zostanie on znaleziony powinien pojawić się następujący komunikat:
Od teraz na dokumencie obok tej pozycji będzie już widoczny zmieniony symbol oznaczający pochodzenie z magazynu.
Aktywowanie mechanizmu jest możliwe również z poziomu widoku edycji dokumentu kosztowego, na przykład po dodaniu wszystkich zakupów. Aby sprawdzić, czy towary ujęte w danym dokumencie zostały dodane do dokumentów sprzedaży jako wzorce, należy kliknąć przycisk "Wyszukaj", dostępny nad polem "Lista pozycji".
W ten sposób można uzupełnić całą dotychczasową sprzedaż oznaczoną jako wzorcową produktami z danego dokumentu.
Mechanizm ten działa także w naszych integracjach. Jeśli w zamówieniach produkty mają przypisane numery, takie jak PN/SKU, EAN lub CN, a w momencie wystawiania dokumentu nie ma ich w magazynie, system automatycznie aktywuje odpowiedni mechanizm. Na fakturze lub zamówieniu przy każdej takiej pozycji pojawi się ikona żółtej żarówki, sygnalizująca uruchomienie procesu.
Po zapisanych parametrach możemy później podczas przyjmowania towaru na magazyn lub w trybie edycji takiego dokumentu sprzedaży odnaleźć i zastąpić takie wpisy towarem z magazynu. Poniżej przykładowy komunikat:
Jest to mechanizm opcjonalny i działa on w tle. Aktywuje się tylko w specyficznych sytuacjach opisanych powyżej. Daje jednak duże możliwości w sytuacjach wyjątkowych lub gdy nasz biznes wymaga wystawienia dokumentu klientowi a my nie posiadamy jeszcze dokumentu zakupu. Wykorzystanie go umożliwia w późniejszym terminie w prosty sposób zastąpić dowolny wpis towarem z magazynu i zachowanie poprawnych stanów magazynowych oraz wydruków remanentu.
Zobacz także
Tagi artykułu
Opinie naszych klientów
Prosty, łatwy i przyjazny system z dostępem z każdego urządzenia (telefon, tablet, komputer). Nie martwię się o przechowywanie danych.
Widać, że system dynamicznie się zmienia i obrasta w coraz to nowe funkcjonalności zachowując przejrzysty i czytelny interfejs. Zrezygnowaliśmy z tradycyjnego programu do fakturowania i nie żałujemy decyzji.
Bardzo prosty i przyjazny interfejs. I co najważniejsze wszystko jest online.
Korzystam z programu od ponad rok i jestem bardzo zadowolony. Łatwa obsługa, dobrze działający interfejs. Polecam!
System działa intuicyjnie i niezawodnie. Praca na nim to czysta przyjemność.
Prosty w obsłudze, wszędzie dostępny. Posiada wszystkie niezbędne funkcje do prowadzenia firmy. Wystawiaj, pobieraj, wysyłaj, generuj - wszystko po jednym kliknięciu jest w systemie Bizin.pl. Intuicyjny interfejs pozwala w łatwy sposób zadbać o dokumenty w firmie.
49 526
zadowolonych
klientów
