Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w praktyce biznesowej wciąż potrafi zaskoczyć. Na podstawie zgłoszeń od klientów, rozmów z supportem i realnych przypadków zebraliśmy w tym artykule najczęściej powtarzające się błędy, blokady i komunikaty, które skutecznie zatrzymują wysyłkę faktur do KSeF.
Ten artykuł ma charakter żywy – będzie regularnie uzupełniany o nowe, najczęściej zgłaszane problemy wraz z ich najprostszymi i najszybszymi rozwiązaniami. Wszystkie opisane przypadki pochodzą z rzeczywistej komunikacji z użytkownikami i zostały zweryfikowane w praktyce. Jeśli napotkasz inny błąd, który nie został jeszcze opisany - daj znać w komentarzu lub zgłoszeniu. Najbardziej powszechne sytuacje pojawią się tu jako pierwsze.
Najbardziej klasyczny i jednocześnie najłatwiejszy do naprawienia problem przy dodawaniu kluczy i certyfikatów z KSeF w Bizin jest błąd komunikowany jako: "certyfikat nie należy do ciebie". Przyczyna jest niemal zawsze ta sama - w ustawieniach konta użytkownika, którym się logujesz, nie jest wpisany numer PESEL w pole: "Numer PESEL (KSeF)".
System porównuje PESEL z certyfikatu z tym, co widzi w Twoim koncie Bizin. Jeśli pole jest puste lub niezgodne, certyfikat zostaje odrzucony, mimo że został poprawnie wygenerowany przez Ciebie.
Rozwiązanie zajmuje dosłownie 30 sekund
Zaloguj się w systemie i przejdź do ustawień swojego konta: Ustawienia / Moje kontp => Użytkownicy. Na liście użytkowników wskaż swoje konto i następnie uzupełnij pole: "Numer PESEL (KSeF)". Zapisz formularz.
To jeden z tych błędów, który powoduje najwięcej frustracji przy starcie z KSeF, a jednocześnie najszybciej się go usuwa – wystarczy pamiętać, że Bizin musi „wiedzieć”, do kogo należy konto, z którego próbujesz podpisywać lub wysyłać faktury.
Jednym z najczęściej zgłaszanych problemów technicznych podczas pracy z KSeF w systemie Bizin jest próba przypisania tego samego numeru PESEL do więcej niż jednego konta użytkownika. Klienci tworzą oddzielne loginy dla różnych spółek, dla współmałżonków prowadzących działalność lub dla różnych ról w firmie, a następnie próbują powiązać z każdym z nich ten sam PESEL. System konsekwentnie blokuje taką operację komunikatem o błędzie.
Moduł KSeF w Bizin działa na zasadzie: jeden numer PESEL = jedno konto / jeden login w całym systemie. Certyfikaty i klucze prywatne w Krajowym Systemie e-Faktur są generowane na konkretną osobę fizyczną, dlatego system dopuszcza przypisanie danego numeru PESEL wyłącznie raz - do jednego konta użytkownika.
Rozwiązanie
Jak to zrobić?
W tym celu po zalogowaniu w Bizin, należy przejść do miejsca: Ustawienia / Moje konto => Użytkownicy i kliknąć przycisk: + Dodaj. Następnie zaznaczyć opcję: przypisanie do podmiotu użytkownika posiadającego konto w systemie i wpisać login i hasło wybranego konta. Po dodaniu koniecznie trzeba skonfigurować uprawnienia. Stare konto usunąć.
Podczas konfiguracji połączenia z Krajowy System e-Faktur może pojawić się komunikat o osiągnięciu maksymalnej liczby wygenerowanych certyfikatów. Jest to standardowe zabezpieczenie, które uniemożliwia tworzenie kolejnych certyfikatów bez uprzedniego odwołania / unieważnienia już istniejących.
Rozwiązanie
Rozwiązanie zależy od tego, czy posiadają Państwo komplet plików związanych z wcześniej wygenerowanym certyfikatem. Jeśli tak, należy użyć istniejącego zestawu - wymagane są klucze prywatne, hasła do nich oraz certyfikaty (łącznie 4 pliki). W takim przypadku wystarczy wgrać je do systemu za pomocą opcji: Dodaj certyfikat z pliku. Jeżeli natomiast nie posiadają Państwo tych plików, konieczne będzie zalogowanie się do KSeF i odwołanie aktualnie przypisanych certyfikatów. Po ich unieważnieniu można ponownie wygenerować żądanie autoryzacyjne i utworzyć nowe certyfikaty, który następnie posłuży do poprawnego zestawienia połączenia z systemem.
Podczas konfiguracji połączenia z Krajowy System e-Faktur może pojawić się komunikat: „ERROR – Najprawdopodobniej podano niepoprawne hasło lub plik nie jest kluczem prywatnym”. Nawet jeśli dane wydają się poprawne, błąd ten najczęściej wskazuje na problem z plikiem klucza.
Rozwiązanie
W pierwszej kolejności należy upewnić się, że wskazywany plik jest faktycznie kluczem prywatnym i posiada odpowiednie rozszerzenie (najczęściej .key). Warto również zweryfikować, czy hasło do klucza jest poprawne oraz czy nie zawiera zbędnych znaków (np. spacji). Jeśli mimo to problem nadal występuje, najpewniejszym rozwiązaniem jest odwołanie obecnego certyfikatu w KSeF i wygenerowanie nowego zestawu. Pozwoli to wyeliminować ewentualne błędy powstałe podczas wcześniejszego generowania lub zapisywania plików.
Podczas konfiguracji integracji z Krajowy System e-Faktur użytkownicy często mają wątpliwości, czy wygenerowane certyfikaty zostały poprawnie wgrane i czy system jest gotowy do pracy. Brak jednoznacznego potwierdzenia może utrudniać dalszą konfigurację oraz integrację z systemem Bizin.
Rozwiązanie
Poprawność wgrania certyfikatu można zweryfikować bezpośrednio w integratorze KSeF. W zakładce: Certyfikaty powinny być widoczne szczegóły takie jak dane właściciela certyfikatu, jego data ważności oraz przypisane uprawnienia. Obecność tych informacji oznacza, że certyfikat został poprawnie dodany i integracja przebiegła pomyślnie. W takiej sytuacji kolejnym krokiem jest przejście do zakładki: Konfiguracja, gdzie należy ustawić odpowiednie parametry działania integratora zgodnie z potrzebami systemu.
Kolejny bardzo częsty i prosty do rozwiązania problem pojawia się w momencie, gdy faktura jest gotowa do wysłania do kolejki KSeF, a system Bizin wyświetla komunikat: "Brak lub niepoprawna długość adres linia 1 max 521 znaków".
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wymaga, aby w strukturze faktury ustrukturyzowanej FA(3) znalazł się adres nabywcy lub wystawcy - nawet jeśli w praktyce jest to faktura uproszczona, paragon fiskalny czy dokument bez pełnych danych adresowych. Jeśli pole "Adres linia 1" jest całkowicie puste, system blokuje wysyłkę z powyższym błędem.
Rozwiązanie
Wystarczy uzupełnić to pole dowolnym tekstem o długości do 521 znaków. Najczęściej stosowane i w pełni akceptowane przez KSeF wpisy to:
Tak. W tym celu należy przejść do widoku Eksport dokumentów dostępnego w miejscu: Ustawienia / Moje konto => Firma => eksport, następnie klikamy w przycisk: eksport dokumentów i wybieramy format: KSeF XML - zip
W praktyce wiele faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) może zawierać niespójności obliczeniowe, które nie są wychwytywane na etapie walidacji przez Ministerstwo Finansów. Wynika to z faktu, że schemat XML sprawdza jedynie poprawność struktury danych, a nie zależności matematyczne między wartościami.
W praktyce oznacza to, że nie ma kontroli czy suma wartości pozycji daje wartość dokumentu (suma zaokrągleń nie jest jednoznaczna z zaokrągleniem sumy). Powoduje to, że producenci oprogramowania muszą wdrażać zaawansowane mechanizmy kontroli i analizy, przygotowane na wszelkie możliwe błędy zaokrągleń. Często w takich przypadkach wybierana jest najmniej niepoprawną wartość z dokumentu KSeF.
W niektórych przypadkach dokumenty mają tak poważne błędy obliczeniowe, że powinny być odrzucane i korygowane.
Reasumując. Programiści Bizin ciągle udoskonalają algorytm i wprowadzają zmiany, które powodują naprawę i minimalizują możliwą różnicę wartości podczas importu dokumentu.
Zobacz także
Tagi artykułu
Opinie naszych klientów
Bardzo intuicyjny oraz łatwy w obsłudze program. Rewelacyjna jest możliwość importowania dokumentów do biura rachunkowego.
System działa intuicyjnie i niezawodnie. Praca na nim to czysta przyjemność.
Wiele rozbudowanych funkcjonalności oraz dostęp z każdego miejsca i o każdej porze – super.
Polecam Bizin.pl. My używamy go jako narzędzie dla mobilnego przedstawiciela i sprawdza się. Często są wprowadzane zmiany na prośbę użytkownika - co jest bardzo pomocne :)
Korzystam z programu od ponad rok i jestem bardzo zadowolony. Łatwa obsługa, dobrze działający interfejs. Polecam!
Prosty w obsłudze, wszędzie dostępny. Posiada wszystkie niezbędne funkcje do prowadzenia firmy. Wystawiaj, pobieraj, wysyłaj, generuj - wszystko po jednym kliknięciu jest w systemie Bizin.pl. Intuicyjny interfejs pozwala w łatwy sposób zadbać o dokumenty w firmie.
50 665
zadowolonych
klientów
